Gestión eficaz del tiempo

La variable tiempo es un recurso limitado, flexible e inalterable, nunca vuelve a su estado anterior. Por esta razón debemos de realizar una gestión adecuada del mismo, si queremos que nuestras acciones tengan una coherencia que lleven a nuestros objetivos profesionales y personales.

Una mala gestión, nos llevará a pérdidas de tiempo que nos provocarán estrés y falta de concentración, para lo cual habrá que dejar atrás el funcionamiento por impulsos y crearse un método de trabajo y organización. Para crear un método de trabajo que nos ayude a gestionar eficazmente nuestro tiempo hay que seguir tres pasos:

  1. Definir objetivos realistas, priorizarlos y temporalizarlos.
  2. Identificar y clasificar las actividades en función de los objetivos.
  3. Identificar los puntos principales de pérdida de tiempo.

Para elaborar el segundo punto hay que tener muy clara la diferencia entre Importante y Urgente, para asignar el tiempo y el momento adecuado para cada tarea. ¿Cuántas veces nos hemos pasado horas realizando tareas que creemos que son importantes pero que en realidad son urgentes? Y ¿Cuántas veces hemos estado ocupados realizando tareas que creemos que eran urgentes cuando realmente no lo eran? En función de ambos conceptos se puede dibujar la siguiente tabla:

  1. Requiere una atención inmediata para poder seguir adelante, “ya mismo”.
  2. Ligado a la misión y a sus metas. No conlleva el sentido del “ahora”.
  3. Pueden ser importantes para otras personas, pero no para nosotros, no estarían relacionados con nuestra misión.
  4. Tiempo perdido, reuniones intrascendentes, discusiones inútiles…

Además, la ley de Pareto (20/80), también nos permitirá ayudar a clasificar nuestras actividades. Según esta ley, en el grupo de actividades A, el 20% de estas serán  las más importantes y las que más influyan en nuestros objetivos (80%). En el grupo B tendremos tareas que son necesarias para la consecución de objetivos pero con una incendia más baja en la consecución de objetivos. Y en el tercer grupo tenemos las tareas que pueden ser pospuestas, ya que tienen una menor incidencia sobre los resultados.

Por tanto para la gestión eficaz de nuestro tiempo habrá que:

  • Hacer una lista de Tareas activas y reactivas.
  • Establecer prioridades, importancia vs urgencia.
  • Programar las tareas en función de objetivos.

Teniendo en cuenta estos puntos y otros detalles (que cada uno considere), para emplear nuestro tiempo de la manera más eficaz posible, primero tendremos que conocer cuales son nuestras auténticas prioridades y objetivos y en base a ello establecer nuestro plan de acciones.  ¿Qué métodos aplicáis vosotros en vuestro día a día?

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2 pensamientos en “Gestión eficaz del tiempo

  1. Interesante artículo! A veces es difícil distinguir entre importante o urgente. Muchas veces, gestionamos el tiempo en base a lo que nos gusta hacer: “prefiero hacer lo que me gusta primero y recrearme en ello y dejar para después el resto”. Sin pararnos a pensar, de si había algo más urgente. La confianza, a veces, también es un factor que nos puede descuadrar una buena planificación.

  2. Pingback: Solo dispones de 24 horas | Otra Visión

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