Los proveedores

Es inevitable que todo aquello que no sabes hacer, o bien crees que no te aporta valor, decidas que lo realice otra persona, tanto en lo personal como en lo profesional.  ¿Quién no ha pensado alguna vez en externalizar las labores de limpieza de su casa tanto por falta de tiempo como por afinidad? ¿Qué empresa no decide externalizar los asuntos fiscales y jurídicos? Como respuesta a estas preguntas surge la figura de los proveedores.

Realmente la motivación para contratar a un proveedor puede venir dada por  varios factores, económicos, si creemos que un proveedor puede realizar servicios más económicos que los que realizamos nosotros; de calidad, si creemos que contratándolos aumentará el valor propio; funcional, si realmente no lo sabemos hacer y necesitamos que alguien lo haga por nosotros; o bien, porque no disponemos del tiempo necesario para llevarlo a cabo.  Al final cada empresa tendrá unos motivos distintos para externalizar un tipo de servicio, no obstante, ¿Quién será el elegido para llevarlos a cabo?

La selección y evaluación de proveedores son fases, que aunque pueden ser consideradas como “ineficientes”, ayudan a prevenir problemas futuros.  Por tanto hay que prestar especial atención a detalles como:

  • Precio y condiciones: precio del servicio, condiciones de pago, plazos de entrega, compensaciones comerciales y garantías.
  • Producto y servicio: calidad del producto/servicio, adaptación a especificaciones, mantenimiento posterior, tecnología y certificaciones.
  • Empresa: estabilidad del proveedor, proximidad, facilidad de las comunicaciones, importancia como cliente y referencias de terceros.

A la vista de los factores parece sencillo, sin embargo, es mucho más fácil evaluar a posteriori que seleccionar a priori, ya que habrá indicadores que no serán conocidos hasta que comiencen a desarrollar sus servicios/productos, y es aquí la tarea más complicada ante la cual los comerciales de los proveedores intentan mover la balanza para su lado.  Además es importante hacer entender y que el proveedor entienda que es lo que se necesita para en el futuro evitar posibles situaciones como las que muestran en la siguiente imagen:

requisitos cliente proveedor

Por tanto se hace necesario disponer de un método riguroso tanto de selección como evaluación de proveedores que permita minimizar la elección inadecuada de un servicio/producto y que fomente las relaciones beneficiosas a largo plazo (ganar-ganar), donde la calidad y la flexibilidad del proveedor serán los dos factores clave para las empresas que buscan la excelencia.

 

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“El Arte de la Guerra” Sun Tzu

En estas navidades pasadas los señores de oriente decidieron traerme este ansiado libro en una de sus ediciones más impresionantes, con textos en chino y su traducción al español, “El arte de la Guerra” de Sun Tzu. Este libro, escrito hace más de 2.500 años es considerado como uno de los primeros que trataban sobre la temática de la guerra desde el punto de vista del general, y como tener en cuenta todos los factores estratégicos para alzarse con la victoria.El arte de la Guerra, sun Tzu

Apenas llega a las 100 páginas, sin embargo, la calidad de la escritura junto con la valiosa información escrita, hace que en cada uno de los 13 capítulos que lo componen, no puedas evitar pensar acerca de lo que se quiere transmitir, el trasfondo de las palabras.  El terreno, los espías, la doctrina de los guerreros, las formaciones, el conocimiento del adversario, la planificación, son aspectos que debe conocer el general y ponerlos en práctica, de la mejor manera posible, para lograr el fin, la victoria.

El mensaje último que transmite el libro es la siguiente: “La hazaña suprema es derrotar al enemigo sin entrar siquiera en combate” y todo el libro gira en conocer perfectamente los factores anteriores para conseguirlo. No obstante, este libro destaca también por las enormes analogías que existen con el mundo empresarial, conocimiento de la competencia, cultura corporativa, importancia del liderazgo, gestión de conflictos y un largo etcétera que intentaré desgranar más detalladamente en otro post.

Por tanto, no se trata de un libro meramente bélico y que versa sobre la guerra, sino un libro aplicable a varios aspectos de la vida como es el mundo empresarial, y que inevitablemente al leerlo, surgirán sobre nuestras mentes; estrategia militar y empresa nunca estuvieron tan enlazadas que en este manuscrito.

Competencias profesionales I (Hablar en público)

El 14 de Septiembre tuve la oportunidad de llevar a cabo mi primera charla de carácter empresarial sobre una filosofía o estilo de trabajo que se está expandiendo cada vez más por todo el mundo,  el coworking. Fue una experiencia realmente muy positiva y sobre la que he aprendido muchas cosas.

El motivo de la charla era doble, por una parte dar a conocer el concepto de coworking, y de cómo este nuevo concepto aporta una serie de beneficios a emprendedores, startups, autónomos y micropymes. Y por otra parte, dar a conocer las instalaciones de la empresa y de qué forma podemos ayudar a los nuevos empresarios a través del nuevo centro coworking (me reservo el tema para otro post).

¿Cuál fue el balance de la jornada a nivel profesional y personal? Por una parte, le perdí ese miedo a hablar en público, sobre todo al tener en frente a emprendedores y empresarios así como posibles clientes potenciales. Creo que ha sido un paso firme hacia adelante y espero que sea la primera de otras muchas. Por otra parte, me sentí muy cómodo en la parte final de networking, conociendo a gente muy valiosa, teniendo la oportunidad de hacer algunos contactos. Fue la parte que más me gusto ya que podías explicar más detalladamente algunos aspectos de la charla así como conocer más a fondo a los asistentes.

Además, no solo he mejorado en mis capacidades de hablar en público, sino que he aprendido a distinguir qué pasos son los fundamentales y sobre qué detalles hay que fijarse a la hora de llevar a cabo una jornada de este tipo.  Hay que tener en cuenta cada una de las variables más importantes y gestionar adecuadamente tanto el antes, el durante como el después si se quiere realizar con éxito cualquier evento.

“IR o no IR” de Paco Muro

El último ejemplar de la revista emprendedores venía con el libro “IR o no IR” de Paco Muro, el cual he podido leer durante mis vacaciones estivales. Ha sido el primer libro en mi tiempo de ocio que leía acerca de la calidad de empresas y de cómo se puede ganar en calidad de vida y estar a gusto en nuestro propio trabajo.

En un marco económico como el actual, en el que existe diversidad de personalidades, trepas, listillos, pelotas y muchos “currantes”, se hace indispensable la lectura de este libro, con un mensaje muy claro para aquellas personas que desafían al futuro y que quieren y apuestan por trabajar y vivir con calidad.

A través de las 8 primeras historias, te darás cuenta de que muchas de estas situaciones ya se han dado en tu trabajo, y ¿Cuál ha sido la postura o acción que has tomado?De entre los anteriores, destaco el capítulo de “Yastas y Esques”,  el que se pone de manifiesto que aquellos que no ponen excusas y actúan siempre con la máxima eficacia y orientados a los objetivos, alejándose de encontrar problemas donde no los hay, alcanzarán las cotas más altas, porque simplemente se esfuerzan en cada minuto de su trabajo.

Se trata de un libro sencillo y directo de menos de 100 páginas, en el que estoy seguro te sentirás identificado a través de alguna de las 8 historias que relata con ejemplos de empresas. A mi me ha servido de mucho y espero que no sea el último que leo acerca del autor y sobre esta temática.

Solo dispones de 24 horas

Cuántas veces desearías que el día tuviera más horas para poder llevar a cabo todas las cosas que te gustaría realizar? Si realizas una correcta gestión del tiempo, ¿Has pensado que también es posible que parte de tus tareas las realice otra persona? No tengas miedo a lo que significa la palabra delegar, querer abarcar y controlar todo no siempre es posible.

En el mundo de las empresas, desgraciadamente, todavía existen multitud de pequeñas y medianas empresas y con carácter familiar, en el que el fundador quiere controlar todos los aspectos de la vida de su querida empresa. Para volúmenes pequeños, quizás sea posible, pero a medida que una empresa crece se hace indispensable utilizar la palabra delegar si tu jornada empresarial no quieres que se convierta en 12 horas diarias todos los días de la semana.

Delegar significa que otros hagan parte de nuestro trabajo, lo cual implica ceder dos aspectos fundamentales:

  • Autoridad para hacer y decidir por nosotros.
  • Cierta responsabilidad respecto a las consecuencias.

No obstante, muchos jefes/empresarios tienen miedo a que se equivoquen pos las tareas que solían realizar ellos, y esto se debe fundamentalmente a que el directivo no consigue delegar correctamente ya no puede evadirse de la responsabilidad así como a una falta de confianza en la persona elegida. Para una delegación eficaz debe existir un adecuado sistema de control que nos permita perder ese “miedo”. Los pasos para delegar eficazmente son:

  • Decidir qué voy a delegar y a quién: nivel de competencia, conocimientos y habilidades.
  • Definir y explicar las tareas claramente al colaborador, no es suficiente con indicar el camino, hay que explicar por donde hay que recorrerlo.
  • Determinar el nivel de autoridad respecto a las decisiones, en función de los conocmientos/experiencia del empleado y de la importancia del trabajo y/o peligro del proyecto.
  • Definir el proceso de aprendizaje y puntos clave como sistema de control.
  • Retroalimentación, aspectos a mejorar o cambiar del proceso de delegación.

Si se siguen estos pasos, las tareas que ya no hagamos serán realizadas con la misma calidad con la que las hacíamos nosotros. Por tanto, una vez que nos hemos organizados a nosotros mismos (gestión del tiempo), hay que aprender a organizar a los demás (delegar), con ello se enriquecerá a todos y nos daremos cuenta que utilizando un adecuado sistema de control podremos dedicar más tiempo a lo realmente importante.

Gestión del tiempo

¿Dónde vamos a cenar?

Vivimos en un mundo en el que en cada momento tenemos que estar tomando decisiones, algunas más importantes que otras y que pueden condicionar nuestro futuro o el de terceras personas, pero en el que la forma y el método en el que tomar las mismas condicionarán tanto nuestra personalidad así como la forma en la que nos enfrentamos a los problemas.

La pregunta del título es una cuestión muy irrelevante, pero sin quererlo comenzamos a establecer juicios acerca del lugar en el que nos gustaría cenar. Nos podemos basar en criterios como, que es lo que más nos gusta, o cuál fue al último sitio que fuimos y nos gustaría cambiar, qué es lo último que hemos comido y no queremos repetir, etc.  Todas estas preguntas nos las realizamos en apenas unos segundos y respondemos de acuerdo a ellas. Ahora bien, ¿Qué método seguir cuando la respuesta no es tan trivial o cuándo las consecuencias de nuestra respuesta pueden suponer un cambio?

El deseo de responder rápidamente puede llevarnos a cometer errores y por tanto, ante situaciones complejas hay que establecer un método que nos ayude a poder tomar una decisión en base a unos criterios. Aunque existen varios métodos los más utilizados son:

  •  Ranking: Primero hay que identificar los factores clave y ponderar los mismos según su grado de importancia. Posteriormente se puntuaría cada uno en base a las diferentes estrategias.
  • Escenarios: Las distintas alternativas se comparan en función de distintos escenarios futuros y se evalúan las posibles consecuencias tras llevar a cabo la acción.
  • Árboles de decisión: Se identifican los factores clave, los cuales se van eliminando progresivamente en función de unos criterios establecidos.

La utilización de uno u otro método dependerá de cada persona así como de la urgencia de la respuesta, su importancia y su complejidad. Al fin y al cabo, una decisión no es más que la  selección de una acción entre varias alternativas posibles con el propósito de conseguir algún resultado deseado y disponiendo de recursos limitados.

Todo ser humano lleva implícito la toma de decisiones de una u otra forma, y estas son las que con el paso del tiempo generarán distintas capacidades. La rapidez, la calma ante eventos inesperados son alguna de ellas, y estas se irán ganando conforme aumente el número y grado de complejidad de las acciones. ¿Qué métodos utilizáis para tomar vuestras propias decisiones e ir aprendiendo de aquellas cuya elección fue la incorrecta?

¿Donde te posicionarías?

¿Quién no conoce a Apple y sus productos? Y ¿Quién no conoce las tiendas de “Todo a un euro” o los “Chinos”? Pocas personas no habrán escuchado acerca de la compañía fundada por Steve Jobs y a su vez pocas no habrán estado en una tienda tan clásica. Sin embargo, ¿Cuál es el punto que tienen en común?

Las diferencias entre una y otra son claras. Mientras que Apple ofrece productos de gama alta, con una alta calidad y con un alto precio, este tipo de tiendas ofrece justamente lo contrario, productos de baja calidad en los que nos da igual la marca y simplemente acudimos a estos establecimientos dada la diversidad de productos, y por su precio reducido. Es decir, estamos dispuestos a gastarnos 500 euros en un ipad, pero luego vamos a comprar servilletas a estas tiendas, en lugar de a otros establecimientos, porque son más baratas. ¿Por qué?

Actualmente, en el mercado existe infinidad de empresas y pequeños comercios que ofrecen sus productos a un precio razonable y con una calidad aceptable, destinándolos a un público con un nivel adquisitivo intermedio. Sin embargo, justamente es en este rango de mercado y con estos precios donde más empresas coexisten y por tanto más competencia existirá. Aquí esta el error de muchas nuevas empresas que tratan de posicionarse en este tramo tan masificado y sin diferenciarse pronunciadamente de sus competidores. No obstante, el mercado en los últimos años ha estado evolucionando hacía los extremos y las empresas que lo habían previsto, son las que están resultando ganadoras.

De tal forma que, posicionamiento es lo que Apple y las tiendas de todo a 1 euro tienen en común, alta/baja calidad y alto/bajo precio. En ambos casos han tenido claro que situarse en los extremos es lo que les aportaría más beneficio y donde tendrían sumamente claro cual sería su demanda, además la competencia será mínima, si es que la tienen.