Los proveedores

Es inevitable que todo aquello que no sabes hacer, o bien crees que no te aporta valor, decidas que lo realice otra persona, tanto en lo personal como en lo profesional.  ¿Quién no ha pensado alguna vez en externalizar las labores de limpieza de su casa tanto por falta de tiempo como por afinidad? ¿Qué empresa no decide externalizar los asuntos fiscales y jurídicos? Como respuesta a estas preguntas surge la figura de los proveedores.

Realmente la motivación para contratar a un proveedor puede venir dada por  varios factores, económicos, si creemos que un proveedor puede realizar servicios más económicos que los que realizamos nosotros; de calidad, si creemos que contratándolos aumentará el valor propio; funcional, si realmente no lo sabemos hacer y necesitamos que alguien lo haga por nosotros; o bien, porque no disponemos del tiempo necesario para llevarlo a cabo.  Al final cada empresa tendrá unos motivos distintos para externalizar un tipo de servicio, no obstante, ¿Quién será el elegido para llevarlos a cabo?

La selección y evaluación de proveedores son fases, que aunque pueden ser consideradas como “ineficientes”, ayudan a prevenir problemas futuros.  Por tanto hay que prestar especial atención a detalles como:

  • Precio y condiciones: precio del servicio, condiciones de pago, plazos de entrega, compensaciones comerciales y garantías.
  • Producto y servicio: calidad del producto/servicio, adaptación a especificaciones, mantenimiento posterior, tecnología y certificaciones.
  • Empresa: estabilidad del proveedor, proximidad, facilidad de las comunicaciones, importancia como cliente y referencias de terceros.

A la vista de los factores parece sencillo, sin embargo, es mucho más fácil evaluar a posteriori que seleccionar a priori, ya que habrá indicadores que no serán conocidos hasta que comiencen a desarrollar sus servicios/productos, y es aquí la tarea más complicada ante la cual los comerciales de los proveedores intentan mover la balanza para su lado.  Además es importante hacer entender y que el proveedor entienda que es lo que se necesita para en el futuro evitar posibles situaciones como las que muestran en la siguiente imagen:

requisitos cliente proveedor

Por tanto se hace necesario disponer de un método riguroso tanto de selección como evaluación de proveedores que permita minimizar la elección inadecuada de un servicio/producto y que fomente las relaciones beneficiosas a largo plazo (ganar-ganar), donde la calidad y la flexibilidad del proveedor serán los dos factores clave para las empresas que buscan la excelencia.

 

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Solo dispones de 24 horas

Cuántas veces desearías que el día tuviera más horas para poder llevar a cabo todas las cosas que te gustaría realizar? Si realizas una correcta gestión del tiempo, ¿Has pensado que también es posible que parte de tus tareas las realice otra persona? No tengas miedo a lo que significa la palabra delegar, querer abarcar y controlar todo no siempre es posible.

En el mundo de las empresas, desgraciadamente, todavía existen multitud de pequeñas y medianas empresas y con carácter familiar, en el que el fundador quiere controlar todos los aspectos de la vida de su querida empresa. Para volúmenes pequeños, quizás sea posible, pero a medida que una empresa crece se hace indispensable utilizar la palabra delegar si tu jornada empresarial no quieres que se convierta en 12 horas diarias todos los días de la semana.

Delegar significa que otros hagan parte de nuestro trabajo, lo cual implica ceder dos aspectos fundamentales:

  • Autoridad para hacer y decidir por nosotros.
  • Cierta responsabilidad respecto a las consecuencias.

No obstante, muchos jefes/empresarios tienen miedo a que se equivoquen pos las tareas que solían realizar ellos, y esto se debe fundamentalmente a que el directivo no consigue delegar correctamente ya no puede evadirse de la responsabilidad así como a una falta de confianza en la persona elegida. Para una delegación eficaz debe existir un adecuado sistema de control que nos permita perder ese “miedo”. Los pasos para delegar eficazmente son:

  • Decidir qué voy a delegar y a quién: nivel de competencia, conocimientos y habilidades.
  • Definir y explicar las tareas claramente al colaborador, no es suficiente con indicar el camino, hay que explicar por donde hay que recorrerlo.
  • Determinar el nivel de autoridad respecto a las decisiones, en función de los conocmientos/experiencia del empleado y de la importancia del trabajo y/o peligro del proyecto.
  • Definir el proceso de aprendizaje y puntos clave como sistema de control.
  • Retroalimentación, aspectos a mejorar o cambiar del proceso de delegación.

Si se siguen estos pasos, las tareas que ya no hagamos serán realizadas con la misma calidad con la que las hacíamos nosotros. Por tanto, una vez que nos hemos organizados a nosotros mismos (gestión del tiempo), hay que aprender a organizar a los demás (delegar), con ello se enriquecerá a todos y nos daremos cuenta que utilizando un adecuado sistema de control podremos dedicar más tiempo a lo realmente importante.

Gestión del tiempo

Gestión eficaz del tiempo

La variable tiempo es un recurso limitado, flexible e inalterable, nunca vuelve a su estado anterior. Por esta razón debemos de realizar una gestión adecuada del mismo, si queremos que nuestras acciones tengan una coherencia que lleven a nuestros objetivos profesionales y personales.

Una mala gestión, nos llevará a pérdidas de tiempo que nos provocarán estrés y falta de concentración, para lo cual habrá que dejar atrás el funcionamiento por impulsos y crearse un método de trabajo y organización. Para crear un método de trabajo que nos ayude a gestionar eficazmente nuestro tiempo hay que seguir tres pasos:

  1. Definir objetivos realistas, priorizarlos y temporalizarlos.
  2. Identificar y clasificar las actividades en función de los objetivos.
  3. Identificar los puntos principales de pérdida de tiempo.

Para elaborar el segundo punto hay que tener muy clara la diferencia entre Importante y Urgente, para asignar el tiempo y el momento adecuado para cada tarea. ¿Cuántas veces nos hemos pasado horas realizando tareas que creemos que son importantes pero que en realidad son urgentes? Y ¿Cuántas veces hemos estado ocupados realizando tareas que creemos que eran urgentes cuando realmente no lo eran? En función de ambos conceptos se puede dibujar la siguiente tabla:

  1. Requiere una atención inmediata para poder seguir adelante, “ya mismo”.
  2. Ligado a la misión y a sus metas. No conlleva el sentido del “ahora”.
  3. Pueden ser importantes para otras personas, pero no para nosotros, no estarían relacionados con nuestra misión.
  4. Tiempo perdido, reuniones intrascendentes, discusiones inútiles…

Además, la ley de Pareto (20/80), también nos permitirá ayudar a clasificar nuestras actividades. Según esta ley, en el grupo de actividades A, el 20% de estas serán  las más importantes y las que más influyan en nuestros objetivos (80%). En el grupo B tendremos tareas que son necesarias para la consecución de objetivos pero con una incendia más baja en la consecución de objetivos. Y en el tercer grupo tenemos las tareas que pueden ser pospuestas, ya que tienen una menor incidencia sobre los resultados.

Por tanto para la gestión eficaz de nuestro tiempo habrá que:

  • Hacer una lista de Tareas activas y reactivas.
  • Establecer prioridades, importancia vs urgencia.
  • Programar las tareas en función de objetivos.

Teniendo en cuenta estos puntos y otros detalles (que cada uno considere), para emplear nuestro tiempo de la manera más eficaz posible, primero tendremos que conocer cuales son nuestras auténticas prioridades y objetivos y en base a ello establecer nuestro plan de acciones.  ¿Qué métodos aplicáis vosotros en vuestro día a día?

Marca Personal

El Jueves pasado asistía por primera vez, junto con mi compañera VG, a uno de los cursos que organizaba el Centro de Emprendedores de alicante (animo a que todos aquellos que dispongan de tiempo se den una vuelta por el tan completo catalogo). En concreto, iba con la esperanza de que me contasen algo referente al tema del curso y no me vendieran la empresa a la cual representaba el ponente, en realidad fue una mezcla de ambas, pero puede aglutinar conclusiones muy positivas, algunas de las cuales ya intuía.

La jornada se titulaba “Cómo gestionar tu blog para mejorar tu marca personal” y me sorprendió que la sala estuviera llena, presagiaba una buena conferencia a cargo de  Javier Gosende. La orientación de la charla, aunque estuvo enfocada a como venderse en internet desde el punto de vista “autónomo”, pude extraer numerosas conclusiones acerca de cómo mejorar la gestión de un blog personal/empresarial. Os enumero las que me parecieron más importantes:

  • Cantidad vs Calidad, lo importante en un blog no es la cantidad de mensajes que se escriben, sino la calidad de los mismos. Es más conveniente escribir pocos post con un alto grado de calidad, que justamente lo contrario.
  • Diseño de un blog. El diseño de un blog es tan importante como los mensajes, es la primera impresión que van a tener de nosotros y en consecuencia hay que dedicarle cierto tiempo para que se adapte a lo que buscamos.
  • Redes sociales. Usar las redes sociales para promocionar un blog, facebook, twitter linkedin, google+, es una forma económica y barata de llegar a un público mayor.
  • Generar interés. Aunque al principio pueda resultar complicado, uno de los factores con los que se puede medir la importancia que tiene el blog para otras personas, es la cantidad de respuestas a nuestros mensajes o las menciones que tengamos de nuestro blog a través de las redes sociales e internet.

Lograr unificar los cuatro puntos anteriores, no es una tarea sencilla, exige paciencia y dedicación, ya que además hay que tener muy en cuenta el estilo y forma de escribir así como el resto de widgets que podamos incluir al blog para hacerlo aún más interesante.

Resumiendo, me pareció una charla muy interesante de la que puede extraer algunas notas y con un ponente entusiasmado por su trabajo y su público, aunque quizás con demasiados ejemplos que hacían perder el objetivo de los mismos. Espero que, al igual que con este curso, las expectativas se cumplan con el siguiente que tengo programado en el centro de emprendedores, “Nuevos modelos de negocio para personas emprendedoras”.

Reforma Laboral

Muchos son los comentarios que se están realizando acerca de la reforma laboral, pero poca información la recibida, salvo exclusivamente sobre el punto de los despidos. Es realmente descarada la forma en la que se está intentando centrar el cambio en un punto conflictivo para influir en la opinión pública de que el resto es menos importante o impactará menos.

No obstante, ¿no será más importante dar a conocer los puntos que en teoría van a permitir impulsar la contratación, que justamente lo contrario? O ¿es que el resto es tan absolutamente nefasto para los asalariados que no se quiere comunicar a la población?

En la reforma, hay muchos puntos con los que se podrán hacer un uso “indebido” perjudicando mucho más a los asalariados, más de lo que se piensa. Sin embargo, bien es cierto, que  la reforma va a otorgar más flexibilidad y agilidad a las empresas, a costa de reducir drásticamente el poder de los empleados y sindicatos. Esta flexibilidad acarrea dos puntos opuestos, puede hacer que los contratos fijos sean menos costosos para las empresas, pero por contra generarán más desempleo a corto plazo.

En general, la reforma puede resultar buena o mala según de qué lado se esté, pero lo que realmente creo que es un avance, es que esta reforma impulsa a que cada empresa se cree su propio convenio, cosa que puede resultar muy beneficiosa aunque conllevará duras conversaciones entre empleados y empresarios cada dos años como máximo. Estas negociaciones permitirán adaptarse a los continuos cambios del mercado, en donde los convenios deberán incluir cláusulas adicionales de actualización de los salarios basadas en la evolución de distintos indicadores económicos (salario variable) y otros indicadores asociados a la marcha de la empresa (beneficios, ventas, productividad). En tiempos de bonanza todo el mundo estará contento pero ante previsiones bajistas sabremos de antemano lo que puede llegar a pasar.

¿Qué opináis sobre esta reforma, ayudará a mejorar la economía y a reducir el paro tan alto que afronta nuestro país o nos preparamos para el efecto contrario?

Actualizo: Interesantes opiniones sobre la reforma laboral de Directivos de recursos humanos de grandes empresas.

Gestión de los cambios

Hoy en día vivimos en un mundo globalizado en el que las fronteras han dejado de ser una barrera. Cada vez más, las empresas se tienen que adaptar a los cambios y estos no solo provienen de su entorno más cercano o su país, sino que afectan al mundo entero. Para ello se exige flexibilidad y rapidez, ya que solo los que consigan adaptarse antes, se encontrarán en una posición ventajosa respecto a sus competidores.

Actualmente nos encontramos en un periodo con muchas dificultades para las empresas en todos los sentidos, para lo cual muchas de ellas están acometiendo profundos cambios internos que las hagan más eficientes y de este modo conseguir reducir gastos superfluos. Muchas intentan centrarse  en su “core business”, externalizando todo aquello que no les aporta valor. No obstante, otras intentan realizar reorganizaciones que les permitan mejorar su posición de mercado y ganar más cuota de mercado. Al final todo se traduce a una palabra “Cambios”.

La gestión de estos cambios no siempre será bien recibida por parte de los empleados, lo cual se puede deber a varios motivos, falta de información, no implicación por parte de la directiva, etc. A pesar de todo, siempre suele existir gente que se resiste a ellos y que piensa que si lo antiguo funciona o ha ido bien, ¿Por qué cambiarlo? Esta afirmación es un claro error, pues nadie nos asegura que lo que funcionaba hace años o meses vaya a funcionar ahora, pues cada vez más los ciclos de vida son más cortos y se necesita una mayor agilidad en la toma de decisiones. Todo esto implica que la gestión de los cambios no suele resultar un mero trámite de cambiar lo viejo por lo nuevo, por lo que habrá que dedicar los recursos necesarios si se quieren abordar los cambios con éxito.

En mi opinión, cualquier cambio que se adopte, habiéndolo estudiado previamente y que mejore la situación de la empresa, debe ser realizado. Pero hay que tener cuidado de no olvidarse de lograr la implicación de todos los miembros de una empresa, aportando información y motivación para el cambio, o de lo contrario será un rotundo fracaso.

Para todos aquellos que se resisten a los cambios, en estos tiempos de incertidumbre, les recomiendo el siguiente video “¿Dónde está mi queso?”.