Solo dispones de 24 horas

Cuántas veces desearías que el día tuviera más horas para poder llevar a cabo todas las cosas que te gustaría realizar? Si realizas una correcta gestión del tiempo, ¿Has pensado que también es posible que parte de tus tareas las realice otra persona? No tengas miedo a lo que significa la palabra delegar, querer abarcar y controlar todo no siempre es posible.

En el mundo de las empresas, desgraciadamente, todavía existen multitud de pequeñas y medianas empresas y con carácter familiar, en el que el fundador quiere controlar todos los aspectos de la vida de su querida empresa. Para volúmenes pequeños, quizás sea posible, pero a medida que una empresa crece se hace indispensable utilizar la palabra delegar si tu jornada empresarial no quieres que se convierta en 12 horas diarias todos los días de la semana.

Delegar significa que otros hagan parte de nuestro trabajo, lo cual implica ceder dos aspectos fundamentales:

  • Autoridad para hacer y decidir por nosotros.
  • Cierta responsabilidad respecto a las consecuencias.

No obstante, muchos jefes/empresarios tienen miedo a que se equivoquen pos las tareas que solían realizar ellos, y esto se debe fundamentalmente a que el directivo no consigue delegar correctamente ya no puede evadirse de la responsabilidad así como a una falta de confianza en la persona elegida. Para una delegación eficaz debe existir un adecuado sistema de control que nos permita perder ese “miedo”. Los pasos para delegar eficazmente son:

  • Decidir qué voy a delegar y a quién: nivel de competencia, conocimientos y habilidades.
  • Definir y explicar las tareas claramente al colaborador, no es suficiente con indicar el camino, hay que explicar por donde hay que recorrerlo.
  • Determinar el nivel de autoridad respecto a las decisiones, en función de los conocmientos/experiencia del empleado y de la importancia del trabajo y/o peligro del proyecto.
  • Definir el proceso de aprendizaje y puntos clave como sistema de control.
  • Retroalimentación, aspectos a mejorar o cambiar del proceso de delegación.

Si se siguen estos pasos, las tareas que ya no hagamos serán realizadas con la misma calidad con la que las hacíamos nosotros. Por tanto, una vez que nos hemos organizados a nosotros mismos (gestión del tiempo), hay que aprender a organizar a los demás (delegar), con ello se enriquecerá a todos y nos daremos cuenta que utilizando un adecuado sistema de control podremos dedicar más tiempo a lo realmente importante.

Gestión del tiempo

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Gestión eficaz del tiempo

La variable tiempo es un recurso limitado, flexible e inalterable, nunca vuelve a su estado anterior. Por esta razón debemos de realizar una gestión adecuada del mismo, si queremos que nuestras acciones tengan una coherencia que lleven a nuestros objetivos profesionales y personales.

Una mala gestión, nos llevará a pérdidas de tiempo que nos provocarán estrés y falta de concentración, para lo cual habrá que dejar atrás el funcionamiento por impulsos y crearse un método de trabajo y organización. Para crear un método de trabajo que nos ayude a gestionar eficazmente nuestro tiempo hay que seguir tres pasos:

  1. Definir objetivos realistas, priorizarlos y temporalizarlos.
  2. Identificar y clasificar las actividades en función de los objetivos.
  3. Identificar los puntos principales de pérdida de tiempo.

Para elaborar el segundo punto hay que tener muy clara la diferencia entre Importante y Urgente, para asignar el tiempo y el momento adecuado para cada tarea. ¿Cuántas veces nos hemos pasado horas realizando tareas que creemos que son importantes pero que en realidad son urgentes? Y ¿Cuántas veces hemos estado ocupados realizando tareas que creemos que eran urgentes cuando realmente no lo eran? En función de ambos conceptos se puede dibujar la siguiente tabla:

  1. Requiere una atención inmediata para poder seguir adelante, “ya mismo”.
  2. Ligado a la misión y a sus metas. No conlleva el sentido del “ahora”.
  3. Pueden ser importantes para otras personas, pero no para nosotros, no estarían relacionados con nuestra misión.
  4. Tiempo perdido, reuniones intrascendentes, discusiones inútiles…

Además, la ley de Pareto (20/80), también nos permitirá ayudar a clasificar nuestras actividades. Según esta ley, en el grupo de actividades A, el 20% de estas serán  las más importantes y las que más influyan en nuestros objetivos (80%). En el grupo B tendremos tareas que son necesarias para la consecución de objetivos pero con una incendia más baja en la consecución de objetivos. Y en el tercer grupo tenemos las tareas que pueden ser pospuestas, ya que tienen una menor incidencia sobre los resultados.

Por tanto para la gestión eficaz de nuestro tiempo habrá que:

  • Hacer una lista de Tareas activas y reactivas.
  • Establecer prioridades, importancia vs urgencia.
  • Programar las tareas en función de objetivos.

Teniendo en cuenta estos puntos y otros detalles (que cada uno considere), para emplear nuestro tiempo de la manera más eficaz posible, primero tendremos que conocer cuales son nuestras auténticas prioridades y objetivos y en base a ello establecer nuestro plan de acciones.  ¿Qué métodos aplicáis vosotros en vuestro día a día?